Excel(エクセル)意外と知らない書式設定。ユーザー定義使えてる?

Excel(エクセル)意外と知らない書式設定。ユーザー定義使えてる?

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突然ですがエクセルの表示形式ってわかってます?

私もいろいろな方と一緒に仕事をしていますが、
意外と書式設定について知らない方が多いです。

実はこの書式設定がわかると、エクセルでの業務効率が
非常に高くなるんです。

表示形式のコツを知らないばかりに
何時間もムダな時間を使っているかも知れません。

そんな基本中の基本、セルの表示形式について
解説をしていきます。

セルの表示形式とは?

エクセルの表示形式とは、セルの値に装飾を
つけることです。

わかりやすく例えると、箱の中に入っている値(文字でも数字でも)
の上にフィルムのように被せるイメージね。

だからセルの値そのものは、変化してないんだ。

これが結構重要なので、覚えておいてね。

表示形式とはセルの書式設定のひとつ

エクセル画面の上のところ(リボン)を見て下さい。

青い枠で囲ってあるのが、セルの書式設定の項目で、
さらに赤い枠が表示形式。

表示形式とは書式設定のなかの項目なんです。

ところで、この書式設定ですけどいつもどこから
作業してます?

もちろんリボンのクリックでもいいけど、
仕事を速攻で終わらせるなら、2つの方法があるよ。

  1. 一つ目の方法 右クリック→セルの書式設定
  2. ショートカットキーを使う方法
    Ctrl+「1」で一発で書式設定。
    書式設定は作業中何回も使うので、
    このショートカットキーを覚えるだけで、
    かなりの時短になるよ!

これをセルの書式設定ダイアログボックス
いいます。

セルの書式には、フォント・罫線・塗りつぶし・
・配置・数値・保護などがあります。

これらをセルの書式といいます。

意外なのが罫線もセルの書式のひとつということ。

ユーザー定義書式を覚えると鬼に金棒

普段なリボンのところから、
3桁区切りの書式はよく使いますよね。

でも書式はそれだけでなく
自分で作ることが出来ます。

ユーザー定義書式を使えるようになると、
エクセル作業が格段に上達します。

書式設定のひとつ、ユーザー定義とは?

ユーザー定義が自分で作る書式ということは、
先ほどの説明で理解出来ましたね。

ユーザー定義で書式を作るには、
書式記号の使い方を覚えなければいけません・

前の図にあった書式記号で、
数値に関するもの3つをまず覚えましょう。

数値に関する書式設定、最重要記号3つ!

数値で使う最重要記号3つ!

  1. # ナンバー記号
  2.  数値のゼロ
  3. , カンマ

#記号と0の使い分け

よく少数点以下の0も表示したいとか、
全て3桁4桁表示で揃えたいので頭に0がほしい・

そんな時にユーザー定義を使って書式を設定すると、
思い通りの桁表示をすることが出来ます。

,カンマ(桁区切り記号)の使い方は2つ

,カンマ桁記号の使い方

  1. 「桁区切り記号」・・・桁の中でつかう
  2. 「後ろの3桁を省略」・・・一番右端でつかう

,(カンマ)記号には重要な2つの使い方があります。

1番は通常の使いかたで、特にかわったことはありません。

問題は2番の使い方です。

よく桁数が大きい数字を表すのに、
千円単位でまるめることがありますよね。

その際に、入力の値そのものを変更してしまうと、
合計したときに端数分が誤差が出てしまいます。

また追加で数値を足したときも、
誤差が出のが気になります。

そこでユーザー定義をつかうことで、
実際の入力値をかえずに、表示だけまるめる事が出来ます。

3桁区切りを一撃で終わらせるショートカットキー

エクセル作業の中で、数値に3桁区切りを入れる作業は
すごく多いですよね。

一番早いのは、ショートカットキーを覚えることです。

3桁区切りのショートカットキー

  • Ctrl+Shift+1

すごく便利なので使いこなしましょう。

ユーザー定義の注意事項

ユーザー定義で作った書式は、
ブック単位で保存がされます。

だからシート単位でコピーを繰り返していると
知らないうちに膨大な量を書式がたまっていきます。

「なんか最近エクセル重くない?」って言ってる
そこのあなた。たぶん使っていない書式が途方もない数
たまっていることでしょう。

ファイルが重くなったときは、
ユーザー定義に使ってない書式を削除してしまいましょう。

ほとんどの人が間違っている日付の表示形式

数値の表示形式の他に
Excel(エクセル)で日付を扱うことが多いものです。

残念なことに、日付の処理は数値よりも
間違っている人が多い状況です。

日付については、別の記事で作成をしましたので
合わせて読んで頂ければ、エクセルでの業務効率が
格段にかわります。

まとめ

さいごに設定するときに、
ちゃんとサンプル表示で見え方を確認して終了です。

今回はエクセルの書式設定のかなでも
数値に関することを特集しました。

もっと他にも日付とか時間とか文字列もあるので、
そちらは別の記事を追って作成していきます。

今回の記事が少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。

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