残業しない仕事のコツを身に付け、人生を豊かに過ごそう。過重労働から解放される仕事術。

残業しない仕事のコツを身に付け、人生を豊かに過ごそう。過重労働から解放される仕事術。

リテールマネジメント

毎日の残業に追われ今の仕事のやり方に疑問はありませんか?
最近では極端な残業や、無理なサービス残業は少なくなりました。

それでも1日1時間として、月に22時間今の会社に時間をとられ、
あなたはこれからの人生を豊かに過ごせるでしょうか?

たしかに労働分の給与は入るかも知れません。

しかし残業で得られる収入は「一過性」のもの、
将来については何も約束はしてくれません。

それよりも、家族や自分の時間を作り「心の豊かさ」も蓄えたり
副業を初めて副収入を目指すのも自由です。

残業をしないためには、仕事をするうえで「コツ」や「準備」があります。

今回は過重労働から解放されるための、仕事術をご紹介していきます。

残業代もいいけれど、
会社に縛られるだけの人生じゃつまらないよ

管理職でも残業しないで早く帰るメリット5つ

なぜ残業をしない方がいいのか?
定時に帰るメリットを考えてみましょう。

残業をしなくなったときのメリット5つ

  1. 会社の生産性があがる。
  2. 部下にも仕事を振り分けので成長する。
  3. 家族との時間が増える(たまに帰りたくない人も)
  4. 趣味などの時間が増える。
  5. 副業などで新しいスキルが身につく
    (アルバイトのような時間労働以外)

定時に帰ることによるメリットはわかりますね。

ここまでは当たり前の話で、
「で、どうするの?」という気持ちでしょう。

前置きが長くなりましたが、以下コツを伝授いたします。

残業しないコツ1 1日の始まりに仕事の予定を立てよう

タスクの中には「単純な作業」で終わるものも沢山あります。

Googleのスプレッドシートなどを利用して、
その日にやる業務を書き出して下さい。

1日の最初に、タスクを書き出す

クラウドの良いところはチームでの共有できるところ。

職種によっては難しいかも知れませんが、
自分で仕事の段取りを決められる方向けのお話です。

また自分ひとりで完結するなら、
紙でもポストイットでもいいと思います。
今残っている仕事を整理しましょう。

やるべきタスクを4つにわける。

  • その日に終わらせるタスク。
  • その週に終わらせるタスク。
  • 翌週以降で構わないタスク。
  • 人にまかせられるタスク

ゴミ箱のゴミ捨てなど毎日やるルーティン業務も、
チェックリストに入れて行きます。

まずは仕事を時間軸で分けておきましょう。
毎日のルーティンは、最初からリスト化しておこう。

次に行うのが重要度合いの仕分けになります。

仕事の優先順位と重要度の仕分け

仕事を書き出したら重要度よって仕分けします。

まず「緊急度合い」と「重要度合い」にわけて考えましょう。

タスクには4つの種類があります。

  1. 緊急かつ重要なタスク
  2. 緊急だが重要度は低いタスク
  3. 緊急でないが重要度が高いタスク
  4. 緊急でも重要でも無いタスク

1の緊急かつ重要なタスクは「クレーム対応」で最優先です。

2の緊急だが重要度が低いタスクは、偉い人への折り返し電話など。
自分にとっては重要でない仕事が多く、
報告を聞きたいだけの無能な上司を持つとこのタスクが増えます。

3の「緊急ではないが重要なタスク」の扱いが一番難しいです。

このタイプは「プロジェクト」のような、
取り組み期間の長い仕事などがあてはまります。

また会社では定められていなくても、
今の業務の改善案の作成など自発的なタスクのことです。

まとまった時間がとれるなら、
計画に組み込んでおきましょう。

大事とはわかっていても計画しないと、
なかなか取り掛かるまでが億劫です。

そのため緊急性がなく重要なタスクは後回しになりがちです。

後になって期日が迫ってからあわててやると
、結果的に精度の悪い仕事しか出来なくなります。

重要だが緊急性の低いタスクは、曜日と時間を決めて「ルーティン化」する

4の緊急でもなく重要度が低いタスクは、
他の人に振れないか考えましょう。

部下に仕事を振る事によって部下の成長を促し一石二鳥です。
また単純作業ならパートさん向きの仕事が多いです。

どうしても振る人がいなければ、
翌日以降に繰り越していいでしょう。

重要度も緊急度も低いタスクなら先送りも問題にもなりません。

仕事のボリュームを考えよう

ある程度大まかに仕事の振り分けが出来たら、
全体のボリュームを考えましょう。

短時間で終わるタスクは、
午前中の集中力がある時に一気にやるようにします。

長く考えたから良いアイデアが出るとはかぎらない。

簡単なタスクを先に済ませ、残った時間で「考える仕事」をやると
締め切り効果で時間で収まることが多いです。

一回で100点満点を狙わず60点位でざっと仕上げる。

その後本当の締め切りまでに手直して完成させる。

残業しないコツ2 時短化を出来るツールは利用しよう

時間が足りないと頭をかかえていても何も解決はしません。

時短につながるツールがないか考えましょう。

メールの予約送信を使う

例えばメールの返信機能で、
送信時間を設定して予約返信したりもします。


メールの予約配信で時間をコントロールする。

こちらの都合のより時間に発信して、
時間をコントロールすることが出来ます。

返信をもらうと面倒な案件は、
帰社まぎわに送っておいて退社しましょう。

ノートパソコンならテンキーは別売りを使おう

道具では事務系の仕事でノートパソコンを使用しているかたなら、
テンキー」を買ってつなげれば数字の入力は早くなります。

デュアルディスプレイを採用する

モニターを1台増やして、デュアルディスプレイ出来れば
PC作業は格段に速くなります。

また企画部門などで、「売上実績」を見ながら「店舗レイアウト」を同時に確認するなど、
マルチワークが求められている方は効果が大きいでしょう。

会社で余っているモニターがないか聞いてみても損はありません。

それにモニターを2台使っていると、仕事で出来る人に見えます。

モニターは安いもので十分です。

時短に関するおすすめ書籍

時短に関してのおすすめ書籍をいくつか
ご紹介したいと思います。

時短に関しては職種によって異なりますが、
業務全体の段取り術、PCスキル、エクセル業務スキルなど多岐にわたります。

特にパソコンまわりの時短術には、こちらがおすすめです。

OSの使い方やエクセル・ワード・Web・シート・メールなど
幅広く網羅されていいます。

本書のなかに出てくるデスクトップの整理法は、
特に取り入れるとファイルをさがす手間が省けます。

残業しないコツ3 まわりの目を気にしないで帰る

職場の雰囲気が帰りづらい。

わかります。特に私のように40代以上の人間は、
長時間働く事を美学とするような環境で長くやってきてますから。

私にも帰り間際になってくると仕事を振ってくる上司がいました。

対策はひとつしかありません。

いつまでにやればいいですか?

仕事の期日を聞き替えして下さい。
今時の管理職はコンプライアンスを気にしてますから、
いつまででいいよと返事がもらえるでしょう。

残業しなくて、評価は大丈夫?

定時に帰りたくとも、残業しない自分の評価が心配になるとこです。

確かに上司の感情的な部分で、残業する人間が重宝される事もあります。

ただ現在の企業の人事評価では、時間内に仕事を終わらせられる
生産性の高いやり方を評価する傾向があります。

特に人事部で下す正式な評価で、損をする事はありません。

問題は直属の上司との人間関係だけになるでしょう。

もしその日にやる仕事を、終了時間直前にいつも頼むような上司が幅を利かせているような会社なら、
転職を考えてもいいでしょう。

今はたくさんの転職サイトがあります。

いつでも辞められるように、どこかひとつだけでも登録だけしておく事をお勧めします。
一つだけ選ぶのならリクルート系のサイトがお勧めです。

今時残業代を気にしない生産性の悪い会社は、市場で生き残れない時代が来ます。

しっかりと業務をこなし一人ひとりの生産性を上げる事が、
会社にとってもプラスになりますから周りの目を必要以上に気にせず上がりましょう。

実際の1日の仕事スケジュールの例

実際に私の会社での代表的な、1日のスケジュールです。

8:30~9:00 出社 1日のタスク書き出し・メールチェック

9:00~9:30 簡単なメールの返信

9:30~12:00 当日中にやるべきタスクを集中して実施

12:00~13:00 昼休憩

13:00~15:00 週単位で実施するルーチン業務

15:00~17:30 各部署からの不具合の調整(抜本的な)や重要タスク 

終了(帰社時には机の上を片付け、ゴミ捨てして完了)

1日のルーティンを作っておこう

だいたいの目安ですが、出社後の最初の30分の段取りでザクっと決めます。
別にやりながら修正すればいいので、時間かけすぎないようにしましょう。

最初にざっとメールに目を通して、緊急性のものがないか確認を行います。
すぐ返事をして片付くものは一気にここで片付けます。

月曜日だけは午前中にミーティングが入ってしますので、別工程ですが基本は一緒です。

私の場合は午前中で締め切りのある仕事が多いので、集中して片付けて行きます。
この時間は気合が入っているせいか、話かけてくる人も少ないです。

お昼は社員食堂があるのでたいてい社内ですませます。
外食もOKなので、時々は外に食べにでるのが数少ない楽しみのひとつ。

もちろん100%毎日このように行くわけではなく、
残業が発生する日もあります。

私も以前は朝7時過ぎには出社し、
夜は20時を超えるような働き方をしていました。

それで一度体調を崩した事がきっかけで、あらゆる時短の本を読み自分なりに工夫をし
今の働き方をするようになりました。

今こうして副業でブログをかけているのも、残業過多で体調をくずしたからです。

まとめ 浮いた時間の使い方を考えよう

せっかく努力して浮かせた時間をどう使うか、考えておきましょう。
自分の趣味でもいいですし、ご家族との時間でもいいです。

ただ人生は思ったよりも早く過ぎていきます。
お子さんが子供でいる期間も短いです。

私の場合は仕事人間で趣味がなかったこともあり、
趣味と副業をかねてブログサイトを知識ゼロから立ち上げこうして記事を書いています。

時代は変わっています。

会社が個人を守ってくれることはなくなりました。
あくまでも社内で出世をめざすのも否定はしません。

しかし全員にチャンスがあるわけではありません。

特に中堅と言われる(30代半ば以降)になると、
おおよそ社内でのレールも見えてきていると思います。

時間を切り売りして、不毛な時間を過ごすくらいなら、
自分の興味のあることや、新しく勉強を始めたり有意義な時間を
手に入れたくはないですか。

今よりも自由に使える時間を確保して、
より精神的に豊かな人生を送りましょう。

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